Ordnerrücken bedrucken: fünf Rollendrucker gegen 80 Millimeter Rückenbreite

Drei Maße bestimmen, wie ein Ordnerrücken am Ende aussieht. Sie stehen in drei verschiedenen Datenblättern und werden nie zusammen genannt: die Rückenbreite des Ordners, die Breite des Schildes und die Druckbreite des Geräts.

80 Millimeter Rücken, 58 Millimeter Druck

Das erste Maß liegt im Nachbarbereich belegt vor: Ein breiter Ordner misst rund 80 Millimeter am Rücken, ein schmaler rund 55 — nachzulesen unter Ordnerhöhen und Fachbodenlast, wo dieselbe Zahl gegen die Fachbodenlast gerechnet wird.

Das dritte Maß steht in den Handbüchern, und es ist nicht die Zahl, die im Angebot steht. Brother gibt für den QL-800 an: „Maximum printing width 2.3″ (58 mm)" — bei einer Rolle von 62 Millimetern. Dymo nennt für den LabelWriter 550 eine maximale Druckbreite von 56 Millimetern bei ebenfalls 62 Millimetern Etikettenbreite. Der Druckkopf ist also stets schmaler als das Material, damit die Kanten nicht überlaufen.

Gerät	Medium	Druckbreite	Anteil am 80-mm-Rücken
Dymo LabelWriter 550	62 mm	56 mm	70 %
Brother QL-800	62 mm	58 mm	73 %
Brother QL-810Wc	62 mm	nicht genannt	—
Brother QL-1110NWBc	103 mm	101,6 mm	vollständig
Dymo LabelWriter 5XL	115 mm	105,73 mm	vollständig

Zum Vergleich die Bandgeräte aus dem Bürovergleich dieses Bereichs: Ein 24-Millimeter-Band deckt 30 Prozent des breiten Rückens, ein 12-Millimeter-Band 15 Prozent.

Das Normschild ist schmaler als der Rücken

Das zweite Maß ist das überraschende. Handelsübliche Rückenschilder sind gar nicht so breit wie der Rücken: Herma führt für breite Ordner 192 × 59 mm und 192 × 61 mm als kurze Ausführung, 297 × 59 mm und 297 × 61 mm als lange. Dymos Rollenetiketten für denselben Zweck messen 59 × 190 mm beim breiten und 38 × 190 mm beim schmalen Ordner.

Damit steht die Maßkette vollständig da, und sie schrumpft in jedem Glied:

80 mm Rücken → 61 mm Schild → 58 mm Druck

Das ist keine Schlamperei, sondern Absicht: Ein Schild, das exakt so breit wäre wie der Rücken, würde sich an den Kanten lösen. Trotzdem lohnt es, die Kette einmal auszurechnen, bevor man ein Gerät kauft — denn zwischen 56 und 58 Millimetern Druckbreite liegen zwei Millimeter, und genau die entscheiden darüber, ob ein 59-Millimeter-Etikett randlos bedruckt wird oder nicht.

Beim LabelWriter 550 schließt sich die Kette nicht: Das hauseigene breite Ordneretikett ist 59 Millimeter breit, die Druckbreite beträgt 56. Drei Millimeter des eigenen Etiketts bleiben weiß.

Beim schmalen Ordner kippt die Rechnung in die andere Richtung. Sein Rücken misst 55 Millimeter, und damit ist ein 62-Millimeter-Gerät bereits zu breit für das Material, das darauf passt. Das Normschild dafür ist 38 Millimeter breit — 69 Prozent des Rückens —, und ob ein Drucker 56 oder 58 Millimeter schafft, spielt dann keine Rolle mehr. Wer überwiegend schmale Ordner führt, kauft die Breite also für einen Fall, den er nicht hat.

Was auf ein Ordnerschild gehört, steht im Steuerrecht

Wie viel Text auf den Rücken muss, ist keine Geschmacksfrage. Wer Geschäftsunterlagen ablegt, braucht auf dem Schild drei Angaben: Inhalt, Zeitraum und das Jahr, ab dem vernichtet werden darf. Die Fristen dafür nennt das Steuerrecht, und eine davon hat sich gerade geändert:

Unterlagenart	Frist
Bücher, Aufzeichnungen, Inventare, Lageberichte, Jahresabschlüsse	10 Jahre
Buchungsbelege, Rechnungen, Kostenbelege	8 Jahre
empfangene Handels- und Geschäftsbriefe	6 Jahre

Die Verkürzung für Buchungsbelege von zehn auf acht Jahre stammt aus dem Vierten Bürokratieentlastungsgesetz. Und die Frist beginnt nicht mit dem Beleg, sondern, wie die IHK es formuliert: „mit dem Schluss des Kalenderjahres, in dem die letzte Eintragung in die Unterlage erfolgt ist."

Praktisch heißt das: Ein Schild trägt eine Zeile Inhalt, eine Zeile Zeitraum und eine Zeile Vernichtungsdatum — drei Zeilen. Auf 58 Millimetern Druckbreite sind das rund 19 Millimeter je Zeile, auf einem 24-Millimeter-Band mit 18 Millimetern Druckhöhe dagegen 6. Das ist der eigentliche Unterschied zwischen den beiden Bauformen, und er ist ablesbar, sobald man weiß, wie viel Text hinmuss.

Fünf Rollendrucker, zwei Medienbreiten

Das Feld zerfällt sauber in zwei Gruppen: drei Geräte mit 62-Millimeter-Medium — QL-800, QL-810Wc und LabelWriter 550 — und zwei mit Übergröße, der QL-1110NWBc mit 103 und der LabelWriter 5XL mit 115 Millimetern. Zwischen beiden Gruppen liegt kein Zwischenschritt.

Der Drucker, der nur eigene Etiketten annimmt

Beim LabelWriter 550 steht die Materialfrage nicht im Kleingedruckten, sondern in der Bedienungsanleitung und im Angebotstext. Die Anleitung: „Die LabelWriter 550-Drucker funktionieren nur mit Original-DYMO-LW-Etiketten." Die Angebotsseite wiederholt es in Großbuchstaben.

Technisch steckt dahinter die automatische Etikettenerkennung, die Art, Größe und Restmenge meldet. Wirtschaftlich steckt dahinter eine Bindung an einen Lieferanten über die gesamte Nutzungsdauer. Für einen Cluster, der Verbrauchsmaterial in Millimetern rechnet, ist das die wichtigste Eigenschaft des Geräts — und die Bewertung von 3,7 bei 712 Rückmeldungen, der schwächste Wert im Feld, deutet an, dass die Käufer das ähnlich sehen.

Beim Brother-Lager gilt das Gegenteil: DK-Rollen gibt es von Fremdanbietern, und in der Ergebnisliste am Stichtag standen sie in großer Zahl neben den Originalrollen.

Endlosrolle gegen Stanzetikett: 102 gegen 110

Die zweite Trennlinie verläuft zwischen Endlosmaterial und vorgestanzten Etiketten, und sie lässt sich ausrechnen.

Die Brother-Endlosrolle DK-22205 misst 62 mm × 30,48 m. Geteilt durch die Länge eines langen Rückenschildes von 297 Millimetern ergibt das 102 Schilder je Rolle; bei kurzen Schildern von 192 Millimetern sind es 158. Dymos Ordnerrollen enthalten dagegen fest 110 Etiketten, gestanzt auf 190 Millimeter Länge.

Gerechnet auf die Bandlänge sieht dasselbe so aus: 110 gestanzte Etiketten zu 190 Millimetern sind 20,9 Meter Material je Rolle, die Brother-Endlosrolle bringt 30,48 Meter. Das sind rund 46 Prozent mehr Lauflänge in einer Rolle, bei nahezu gleicher Stückzahl — weil die Stückzahl beim Stanzetikett eben festgelegt ist und bei der Endlosrolle nur eine Folge der gewählten Länge.

Der Unterschied ist damit nicht die Stückzahl — die liegt nah beieinander —, sondern die Freiheit: Auf der Endlosrolle bestimmt der Text die Länge, beim Stanzetikett die Stanzung. Wer einen Archivkarton mit einer langen Signatur beschriften will, schneidet sich das Etikett beim einen Gerät selbst und klebt beim anderen zwei nebeneinander.

Ein Hinweis gehört zu allen fünf Geräten: Sie drucken thermodirekt, also ohne Farbband, auf wärmeempfindliches Material. Das macht sie im Betrieb günstig und beim Archivieren angreifbar — Wärme, Sonnenlicht und Reibung gehen auf denselben Aufdruck. Was das für ein Etikett bedeutet, das zehn Jahre im Regal stehen soll, ist eine eigene Frage, und dieser Bereich beantwortet sie an anderer Stelle.

Die Druckbreite steht in keinem Angebot

Von den fünf Angebotsseiten nennt keine einzige die Druckbreite. Genannt wird durchgängig die Medienbreite, also die Zahl, die zwei bis sechs Millimeter größer ist. Beim QL-810Wc endet die Recherche deshalb bei 62 Millimetern; die 58 Millimeter des baugleichen QL-800 stehen nur im Handbuch des Schwestermodells.

Beim QL-1110NWBc trägt dieselbe Seite die Verwirrung sogar in sich: Die Überschrift nennt „DK-Rollen bis zu 101,6 mm", der Aufzählungspunkt darunter „bis zu 103,6 mm (4 Zoll)". Beide Zahlen stimmen, sie meinen nur Verschiedenes — 103,6 ist das Medium, 101,6 der bedruckbare Streifen. Vier Zoll sind übrigens genau 101,6 Millimeter, die Klammer steht also an der falschen Zahl.

Und die Detailtabellen sind auch hier keine Hilfe: Für den QL-800 führen sie „Maximale unterstützte Papiergröße: A4" und „Papierformat: 210 × 297 millimeters" — für ein Gerät, das 62 Millimeter breite Rollen verarbeitet.

Nicht im Vergleich: zwei Geräte ohne neue Kaufbox

Zwei naheliegende Kandidaten sind am Stichtag an derselben Hürde gescheitert. Der Brother QL-600B wurde in der Kaufbox nur gebraucht angeboten — „Gebraucht: Wie neu", verkauft von einem Drittanbieter. Der QL-820NWBc hatte überhaupt keine Kaufbox, sondern nur die Sammelansicht aller Angebote.

Beides ist kein Urteil über die Geräte. Unsere Regel sagt nur, dass ein Produkt am Stichtag direkt kaufbar sein muss, um in einen Vergleich zu kommen; ein Gebrauchtangebot mit einer Einheit auf Lager ist das nicht.

Ebenfalls nicht im Feld: Bandgeräte mit Kassette, weil sie eine andere Bauform und eine andere Verbrauchsrechnung haben. Sie stehen im Vergleich der Bürogeräte. Und Etikettenbögen für den Laserdrucker, weil dabei nicht das Beschriftungsgerät entscheidet, sondern der vorhandene Bürodrucker.

Wenn der Rücken flächig bedeckt sein muss

Drei Situationen, in denen 58 Millimeter nicht genügen:

1. Farbcodierte Archive. Wenn die Farbe des Rückens die Kategorie markiert, muss sie den Rücken auch ausfüllen. Das schafft im Feld nur die 103-Millimeter-Klasse.
2. Alte Beschriftung überdecken. Ein Schild, das 58 von 80 Millimetern bedeckt, lässt links und rechts stehen, was vorher dort stand.
3. Archivkartons statt Ordner. Deren Stirnseiten sind breiter als jeder Ordnerrücken; das Bundesarchiv verlangt in seinen Hinweisen zu Verpackungen, dass sie „klar lesbar beschriftet werden können".

Kurzfassung für das Archivregal

• Die Maßkette lautet 80 → 61 → 58. Jedes Glied ist kleiner als das vorige, und nur das letzte steht im Handbuch statt im Angebot.
• Druckbreite ist nicht Medienbreite. Der Unterschied beträgt im Feld zwei bis neun Millimeter.
• Vollflächig heißt 103 Millimeter Medium. Alles darunter setzt einen Streifen auf den Rücken, keine Fläche.
• Materialbindung vor dem Kauf prüfen. Ein Gerät, das nur Originaletiketten annimmt, legt die Bezugsquelle für seine gesamte Nutzungsdauer fest.

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